Najważniejsze informacje o rocznym sprawozdaniu finansowym organizacji pozarządowej.
Komu i kiedy wysyłają swoje sprawozdania organizacje?
Organizacje pozarządowe, podobnie jak wszystkie inne osoby prawne, mają coroczny obowiązek sprawozdawczy (sprawozdanie finansowe) wobec urzędu skarbowego. Okresem, za który składamy sprawozdanie jest rok obrotowy. Najczęściej jest on taki sam jak rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Dodatkowo sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd, a także, przyjęte za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (np. walne zebranie członków, radę fundacji).
- termin sporządzenia sprawozdania: do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego
- termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji – do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego
- termin przekazania do Urzędu Skarbowego – w ciągu 10 od daty zatwierdzenia
- termin przekazania do KRS (organizacje prowadzące działalność gospodarczą – zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców) w ciągu 15 od daty zatwierdzeni
Rodzaje sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej
Sprawozdania finansowe muszą być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości.
Od 2018 r. organizacje pozarządowe mogą stosować nowy wzór sprawozdania dedykowany organizacjom pozarządowym.
Nowy wzór ma zastosowanie „po raz pierwszy do sprawozdań sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się od dnia 1 stycznia 2017 r.” (art. 3 ustawy z dnia 15 grudnia 2016 r. o zmianie ustawy o rachunkowości). Wzór zawiera ZAŁĄCZNIK 6 ustawy o rachunkowości.
Nowy wzór sprawozdania, dedykowany organizacjom pozarządowym, to domyślny – podstawowy wzór sprawozdania organizacji pozarządowej.
Organizacja będzie też mogła:
- wybrać wzór z załącznika 1 do ustawy o rachunkowości (wskazany niżej – księgowość wg pełnych zasad – bez uproszczeń), albo
- jeśli spełnia warunki – zdecydować się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, a w takiej sytuacji zostaje zwolniona z opisanego tu obowiązku składania sprawozdania finansowego.
Do 2017 r. organizacje pozarządowe miały do wyboru 3 formy sprawozdawczości (3 wzory sprawozdania), w zależności od tego do jakiego TYPU JEDNOSTKI zostały zakwalifikowane. Wybór TYPU JEDNOSTKI zależał od spełniania określonych warunków, ale również od decyzji organizacji pozarządowej. Przepisy wyróżniały cztery możliwości – cztery typy jednostek:
- Jednostka prowadząca księgowość wg pełnych zasad ustawy o rachunkowości – bez uproszczeń Korzysta ze znanego od lat wzoru sprawozdania, który był wcześniej używany przez organizacje-przedsiębiorców (czyli organizacje zarejestrowane także w rejestrze przedsiębiorców). To wzór podstawowy (ściślej wzór „wariantu kalkulacyjnego podstawowego wzoru sprawozdania finansowego”) określony w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości (zobacz: aktywny wzór).
- Jednostka mała Wzór sprawozdania finansowego dla jednostek małych określony jest w załączniku nr 5 ustawy o rachunkowości.
- Jednostka mikro Wzór sprawozdania finansowego dla jednostek mikro określony jest w załączniku nr 4 ustawy o rachunkowości.
Czwartym typem jest jednostka prowadząca uproszoną ewidencję przychodów i kosztów. Ten typ wyróżnia się tym, że organizacja, która spełnia określone warunki i decyduje się na tę opcję jest zwolniona z obowiązku przygotowywania rocznego sprawozdania finansowego i wysyłania go do Urzędu Skarbowego.
Uproszczona ewidencja, a także wzór sprawozdania z załącznika 1 (pełna księgowość), to dwie opcje, które nadal mogą rozważać organizacje (wskazaliśmy to już powyżej). Nie znikają one z pola widzenia organizacji, tak jak znikają wzory sprawozdań dla jednostek małych i mikro.
UWAGA: Wzory sprawozdania dla jednostek MAŁYCH i MIKRO stosowane są w przypadku organizacji pozarządowych ostatni raz do sprawozdań za 2016 r.
W wyjątkowych sytuacjach możliwe jest ich stosowanie do sprawozdań za 2017 r., kiedy organizacja rozpoczęła działalność pod koniec 2016 r., zobacz: Organizacja powstała w listopadzie. Czy sporządza sprawozdanie?
Kto sporządza i kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2.
Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd), podając zarazem datę podpisu. Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego.
To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazane w statucie organizacji – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.
W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu go na cele statutowe.
Ujemny wynik finansowy nie wymaga podejmowania uchwał na etapie zatwierdzania sprawozdania. Jeśli koszty związane z tym wynikiem pokrywane były z zysków lat ubiegłych nie wymaga to uchwał. Jeśli były pokrywane z funduszu statutowego uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ przed faktem (czyli przed poniesieniem kosztów).
Do kiedy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzone przez każdą organizację do końca 3 miesiąca od dnia bilansowego (dnia zakończenia roku finansowego), czyli dla większości organizacji do 31 marca. W tym terminie nie musimy go wysyłać do żadnej instytucji (składamy tylko CIT-8 w urzędzie skarbowym wraz z załącznikami CIT-8/0 i CIT D). Następnie mamy czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Zazwyczaj w terminie przygotowania jest ono podpisywane przez osobę sporządzającą (np. księgową), jednak nie jest to bezwzględnym wymogiem.
Do kogo i kiedy przesyła się zatwierdzone sprawozdanie finansowe?
Kiedy: najpóźniej do 10 lipca (w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)
Kto: każda organizacja, Z WYJĄTKIEM organizacji prowadzącej uproszoną ewidencję przychodów i kosztów
Co: sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie o podziale ewentualnej nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe i opinią audytora (jeśli była wymagana).
Gdzie: przesłać do urzędu skarbowego
Kiedy: najpóźniej do 15 lipca (w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)
Kto: organizacje prowadzące działalność gospodarczą – zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców
Co: sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie o podziale ewentualnej nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe i opinią audytora (jeśli była wymagana).
Gdzie: przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego(elektronicznie przez stronę https://ekrs.ms.gov.pl, )
Kiedy: do 15 lipca (a organizacje, które mają inny rok obrotowy niż kalendarzowy do 30 listopada)
Kto: organizacje pożytku publicznego
Co: zatwierdzone sprawozdanie finansowe i sprawozdanie merytoryczne
Gdzie: umieścić w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego (bazę tę prowadzi Dyrektor Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego. Sprawozdanie zamieszcza się „na stronie podmiotowej Narodowego Instytutu w Biuletynie Informacji Publicznej”)
Do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego możliwe jest dokonanie w nim zmian w wyniku weryfikacji ksiąg.
Warto pamiętać, że organ zatwierdzający sprawozdanie również odpowiada za prawidłowość jego sporządzenia i w przypadku jego nieprawidłowości będzie też podlegał karze.
Czy stowarzyszenie, które nie prowadziło żadnej działalności (nie miało żadnych przychodów i kosztów), musi sporządzić sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązkowi sporządzenia sprawozdania finansowego podlegają wszystkie osoby prawne, a więc dotyczy on także wszystkich organizacji pozarządowych, bez względu na ich wielkość, wysokość przychodów czy rodzaj prowadzonej działalności. Nawet jeśli organizacja jest bardzo mała, opiera się na pracy wolontariuszy i nie zatrudnia żadnych pracowników, albo nie ma żadnych przychodów – finansowych czy rzeczowych – i nie ponosi też żadnych kosztów w ciągu roku finansowego (czyli nie ma tzw. obrotów), musi sporządzić bilans, rachunek wyników i informację dodatkową, wykazując w większości lub we wszystkich pozycjach kwoty zerowe. W takich organizacjach często nie ma księgowego. Z tego względu sprawozdanie sporządzają osoby zarządzające organizacją, czyli np. ktoś z zarządu.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe przy zmianie zarządu?
Sprawozdanie dotyczy zamkniętego roku, jest sporządzane do końca trzeciego miesiąca od daty zamknięcia roku finansowego, a zatwierdzane do końca szóstego miesiąca od tej daty. Jeśli zmieniły się władze organizacji to w momencie sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego mogą powstać wątpliwości co do tego, kto wówczas ponosi za nie odpowiedzialność i kto powinien je podpisać.
Podsumowując – sprawozdanie finansowe podpisują te osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania przez zarząd. W podanym przykładzie przyjęcie sprawozdania przez zarząd nastąpiło 15 marca 2017 r., sprawozdanie zatem podpisują wszyscy członkowie zarządu, w tym pan Marek Następny. Warto, żeby zarząd podpisał kilka egzemplarzy sprawozdania finansowego tak, żebyśmy mogli w oryginale złożyć je w odpowiednich instytucjach, które tego wymagają (np. urzędzie skarbowym), i zawsze zachować w organizacji co najmniej jeden oryginał.
Czy każde sprawozdanie finansowe poddaje się audytowi?
Obowiązek badania sprawozdań finansowych kontroli przez biegłego rewidenta (poddania ich audytowi) obowiązuje tylko organizacje prowadzące działalność gospodarczą i spełniające przynajmniej 2 z 3 wymienionych warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w organizacji w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro;
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.
Ma też obowiązek załączyć opinię z badania przy składaniu sprawozdań do urzędu skarbowego czy KRS.
Obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego podlegają również OPP, jeśli spełniają łącznie wszystkie wymienione niżej warunki:
- realizują zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonania lub do wspierania zadania publicznego;
- otrzymały w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację zadań określonych w pkt 1 w wysokości co najmniej 50 000 zł;
- osiągnęły w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł.
Źródło: poradnik.ngo.pl
